TIETOSUOJASELOSTE

 

Tämä on Futurelaboratory Oy:n Henkilötietolain (523/1999), (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) (679/2016), art.12 mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Viimeisin muutos 23.05.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Futurelaboratory Oy
Y-tunnus 2532005-1
Mariankatu 8
00270 Helsinki

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Mira Kuusinen
Mariankatu 8
00270 Helsinki
Puhelin 040 5548205
mira.kuusinen@futurelab.fi

3. Rekisterin nimi

Futurelabin asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn antamaan suostumukseen tai toimeksiantoon, Futurelabin oikeutettujen etujen toteuttamiseen tai sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi/valmistelemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena.

Henkilötietoja käytetään Futurelabin uutiskirjeiden ja tapahtumakutsujen lähettämiseen sekä muiden markkinointitoimenpiteiden yhteydessä. Henkilötietoja käytetään palveluista ja tapahtumista tiedottamiseen ja nykyisten asiakkaiden kontaktointiin, asiakassuhteen ylläpitoon ja kehittämiseen, suoramarkkinointiin sekä rekrytointiprosessin yhteydessä.

5. Rekisterin tietosisältö

Futurelabin asiakasrekisteri sisältää tietoja Futurelabin henkilöasiakkaista ja asiakasorganisaatioista sekä näissä organisaatioissa työskentelevistä henkilöistä.

Henkilötietoihin liittyvät perustiedot ovat seuraavia:

  • etu- ja sukunimi
  • titteli
  • työnantaja
  • työnantajan toimipaikka ja osoite
  • osasto
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite

Lisäksi voidaan kerätä tietoja henkilön osallistumisaktiivisuudesta eri Futurelabin järjestämiin tapahtumiin, tutkimuksiin ja tapaamisiin.

Rekisterissä voidaan käsitellä myös seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

  • rekisteriin liittymispäivä tai yhteyden alkamisajankohta
  • verkkoyhteyden IP-osoite
  • asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot
  • työnhakijan työnhakua koskevat tiedot (mahdollinen työhakemus, ansioluettelo, liitetiedostot)

Lisäksi rekisterissä käsitellään edellä mainittujen tietojen muutostietoja.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterissä olevat tiedot on kerätty seuraavista lähteistä:

  • rekisteröidyn itsensä luovuttamat tiedot
  • kontaktoinnin yhteydessä suullisesti tai kirjallisesti kerätyt tiedot
  • tapahtumien, seminaarien ja koulutusten yhteydessä kerätyt osallistujatiedot
  • rekisteröityyn liittyviä tietoja kerätään rekisteröidyn hyödyntämien verkkopalvelujen käytön yhteydessä
  • mahdollisessa muussa markkinointiviestinnässä

Tietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavien rekisterinpitäjän rekistereistä sekä keräämällä tietoa julkisista lähteistä.

Henkilöstä voidaan kerätä tietoja hänen suostumuksellaan myös verkkosivujen kautta.

7. Henkilötietojen vastaanottajat sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön sallimissa puitteissa Futurelabin verkoston sisällä.

Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Futurelab voi siirtää henkilötietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle Futurelabin verkoston sisällä sekä Futurelabin käyttäessä alihankkijoita tietojen käsittelyssä. Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan, jos kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muutoin kuin palvelua tapahtuvaa käsittelyä varten.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Rekisterin tietojen oikeusperustetta ja käsittelyn tarvetta arvioidaan vähintään kolmen (3) vuoden välein. Tämän tietosuojaselosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään niin kauan kun rekisterinpitäjä hyödyntää tietoja asiakkuuksien hallinnan ja markkinoinnin tarkoituksissa.

Futurelab arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi Futurelab toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Futurelab on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä. Futurelab säilyttää henkilötietoja paperisessa ja digitaalisessa muodossa.

Paperiaineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Digitaaliset aineistot ovat palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Järjestelmään tallennettuihin henkilötietoihin on käyttöoikeus vain ennalta määritetyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Ympäristöt ovat suojattu asianmukaisin palomuurein ja teknisin suojauksin.

Futurelabin työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteriin liittyvät rekisteröidyn oikeudet on lueteltuna alla. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan mainitulle Futurelab Finlandin tähän rekisteriin liittyvälle yhteyshenkilölle.
Oikeus tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada Futurelabilta vahvistus, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että Futurelab oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada Futurelab poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön 
 perustuvan Futurelabiin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamisoikeus

Käsittelyn perustuessa rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos

• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden;
• käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista;
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
• rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Rekisteröidyllä on oikeus, milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia ja siihen liittyvää profilointia varten.

Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut Futurelabille, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

12. Evästeet

Futurelabin verkkosivuilla voidaan käyttää evästeitä (cookies). Niiden avulla voimme tunnistaa selaimesi ja käyttää saamaamme tietoa esimerkiksi sivustomme käytön tilastolliseen seurantaan ja analysointiin. Tavoitteenamme on näin kehittää verkkosivuamme, sen sisältöä sekä palveluitamme.

Voit estää evästeiden käytön muuttamalla selaimesi asetuksia.

13. Lisätietoja 


Jos rekisteröity haluaa lisätietoja hänen henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä edellä mainittuun rekisteriasioista vastaavaan henkilöön. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.